Défraiement automatisé des frais d'officiels

Le principe du défraiement automatisé

La Fédération a mis en place le défraiement automatisé des frais d'officiels de match pour la saison 2022-2023. Ce processus concerne toutes les compétitions fédérales du secteur amateur, ne sont pas concernées les compétitions professionnelles TOP14 et ProD2, ni les compétitions régionales.

Afin de permettre cette automatisation, des règles de forfait ont été actées :

- calcul des indemnités kilométriques basé sur l'estimation ViaMichelin en itinéraire le plus rapide,

- montant estimé des péages par ViaMichelin en itinéraire le plus rapide,

Les indemnités forfaitaires sont déterminées automatiquement par la compétition de la rencontre et par la fonction occupée.

C'est la convocation officielle générée sur Oval-e qui est génératrice du défraiement. Dès téléchargement de celle-ci (https://ffrugby.zendesk.com/hc/fr/articles/360013441580-Consulter-mes-convocations) l'officiel est invité à contrôler l'estimation des kilomètres et des péages qui y figurent :

En cas d'anomalie, contactez votre DTA, votre responsable RF, à défaut [e-mail] .

Le traitement des convocations ouvrant droit à défraiement se fait à j+10 de la rencontre, pour laisser le délai nécessaire aux corrections, suppressions de convocations d'officiel ne s'étant pas déplacé, ajout d'une convocation de dernière minute, etc...

Le virement des frais des officiels intervient donc sous 10 à 15 jours après une rencontre.

Contrôle par l'officiel de l'état de ses défraiements

Un officiel peut connaître l'avancement du traitement de ses défraiements, et le détail des versements via Oval-e.

Figure 1 : fiche personnelle

Une fois sur connecté sur son espace, il faut accéder à sa fiche personnelle (cliquer sur son nom en haut à droite permet d'y accéder directement  -1- ) .

Le suivi de l'état de traitement des convocations se fait dans l'onglet "CONVOCATIONS"  -2-

Figure 2 : liste des convocation et état

La liste des convocations permet d'avoir rapidement l'état de traitement des rencontres ouvrant droit à défraiement automatique.

La colonne "FRAIS OFFICIELS FFR" -3- indique si la rencontre est éligible au traitement automatique (valeur à "OUI", surligné dans l'exemple.

La Colonne "DATE BASCULE" -4- permet de savoir si la convocation éligible a été traitée (pastille verte = convocation traitée et basculée à la date indiquée, pastille jaune = convocation traitée en cours de vérification,  pas de pastille ni de date, convocation non traitée). Dans l'exemple, la convocation du 24/09/2022 a été traitée et basculée au 13/10/2022.

Figure 3 : Accéder à son suivi de compte à la FFR

Le suivi de compte permet d'avoir le détail des versements des convocations traitées et basculées à l'étape précédente. Pour y accéder, revenir à l'onglet "FICHE SIGNALETIQUE" -5- , cliquer sur le bouton "ACTION" -6- et dans le menu qui s'affiche, choisir "Afficher mon solde" -7- .

Figure 4 : lire ses écritures de compte FFR

Le livre de compte qui s'affiche se place côté FFR : les opérations en "CREDIT" sont dues à l'Officiel, les opérations en "DEBIT" constituent les virements de la FFR vers l'Officiel.

La colonne "DESIGNATION" contient :

- pour les "CREDITS", le numéro de la convocation et la date effective de la rencontre faisant objet de défraiement.

- pour les "DEBITS", le nom de l'officiel

La colonne "CPT" contient les éléments de détail explicatif du défraiement.

- un Suffixe : FF pour Forfait, IK pour indemnité Kilométrique, PG pour Péage,

- la compétition de la rencontre en abrégé,

- la fonction d'officiel occupée sur la rencontre

Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, l'arbitre Gérard Sifflet a reçu un virement de 1804,90 € (dernière ligne, en "Débit"), comprenant entre autre les défraiements de la convocation 202223304000853CVO du 10/09/2022 (indiquée comme basculée dans l'onglet "CONVOCATIONS", voir figure 2) décomposée ainsi :

- 220,00 € de frais forfaitaires comme arbitre de champ en Nationale 2 (ligne "FF-NAT-Arb Champ" dans la colonne CPT)

- 450,00 € d'indemnités kilométriques (ligne IK-NAT-Arb Champ)

- 89,00 € de péage forfaitaire (ligne PG-NAT-Arb Champ)