Créer un événement en lien avec une sélection

La fiche d’informations générales permet de poser le cadre de chaque événement auquel la sélection sera amenée à participer (stage, rencontres, etc.).

Ce module permet de saisir les convocations, de les gérer, d’apporter des informations aux participants.

Depuis le bandeau de haut de page, cliquer sur « STRUCTURES » puis « Evénements »

Depuis cet onglet, cliquer sur « ACTIONS » puis « Ajouter un événement » :

S'ouvre alors la fiche signalétique de cet événement, qui va nous permettre de le spécifier.

L'adresse de l'événement peut être géocodé. Vous pouvez également préciser le lieu de rendez-vous (bâtiment, salle, étage, etc) en utilisant le champ « Lieu de RV ».

Vous devez choisir la ou les sélections dans le menu déroulant « REGROUPEMENT ».

Dans le champ « Email en copie de la convocation », vous pouvez ajouter des adresses qui (en plus des participant∙e∙s et leur club d’affiliation) recevront les informations de cet événement.

Les champs « Evaluation » et « Commentaire » vous permettent de garder une trace de la façon dont l'événement s'est déroulé. Vous pouvez indiquer s'il s'est bien déroulé, ou s'il est a améliorer, et apporter des précisions à cet avis.

Si vous trouvez que les informations comprises dans la convocation ne sont pas suffisantes, vous pouvez ajouter des documents à l’onglet dédié :

Ces documents seront concaténés avec la convocation.

Les personnes ajoutées à la sélection apparaissent à l'onglet « EFFECTIF » de l’événement :

Si la personne est licenciée, elle est affichée comme « ACTIF = OUI ».

Il faut cocher la case dans la colonne « PARTICIPANT » pour ensuite pouvoir convoquer les personnes.

La colonne « TELECHARGE » permet de visualiser si les convoqués ont bien cliqué sur le lien de téléchargement de la convocation, reçu par email.

Une fois la convocation envoyée, le bouton « ACTIONS » permet de renvoyer la convocation si elle n’a pas été reçue, ou la télécharger.

Depuis la fiche signalétique de votre évènement, vous avez la possibilité de télécharger la liste des participants au format Excel avec les coordonnées des participants.