Créer un événement en lien avec une sélection

La fiche d’informations générales permet de poser le cadre de chaque événement auquel la sélection sera amenée à participer (stage, rencontres, etc.).

Ce module permet de saisir les convocations, de les gérer, d’apporter des informations aux participants.

Depuis le bandeau de haut de page, cliquer sur « STRUCTURES » puis « Evénements »

Depuis cet onglet, cliquer sur « ACTIONS » puis « Ajouter un événement » :

S'ouvre alors la fiche signalétique de cet événement, qui va nous permettre de le spécifier.

L'adresse de l'événement peut être géocodé. Vous pouvez également préciser le lieu de rendez-vous (bâtiment, salle, étage, etc) en utilisant le champ « Lieu de RV ».

Vous devez choisir la ou les sélections dans le menu déroulant « REGROUPEMENT ».

Dans le champ « Email en copie de la convocation », vous pouvez ajouter des adresses qui (en plus des participant∙e∙s et leur club d’affiliation) recevront les informations de cet événement.

Les champs « Evaluation » et « Commentaire » vous permettent de garder une trace de la façon dont l'événement s'est déroulé. Vous pouvez indiquer s'il s'est bien déroulé, ou s'il est a améliorer, et apporter des précisions à cet avis.

Si vous trouvez que les informations comprises dans la convocation ne sont pas suffisantes, vous pouvez ajouter des documents à l’onglet dédié :

Ces documents seront concaténés avec la convocation.

Les personnes ajoutées à la sélection apparaissent à l'onglet « EFFECTIF » de l’événement :

Si la personne est affiliée, elle est affichée comme « ACTIF = OUI ».

Il faut cocher la case dans la colonne « PARTICIPANT » pour ensuite pouvoir convoquer les personnes.

La colonne « TELECHARGE » permet de visualiser si les convoqués ont bien cliqué sur le lien de téléchargement de la convocation, reçu par email.

Une fois la convocation envoyée, le bouton « ACTIONS » permet de renvoyer la convocation si elle n’a pas été reçue, ou la télécharger.