Gestion des participants à une formation

Une fois la formation créée, vous pouvez ajouter les participant∙e∙s aux sessions, en cliquant sur l'onglet   « PARTICIPANTS » puis « + Ajouter un participant », 

Vous pouvez alors sélectionner les Unités de Formation auxquelles la personne prendra part en cochant les cases correspondantes.

La structure positionnée sera automatiquement celle d’affiliation de la personne. Dans le cas où un autre organisme prendrait en charge la formation (Ligue, Comité, Club d’accueil, etc) , il est possible de modifier ce champ.

Juste en dessous, vous trouverez un tableau de Suivi des Sessions, qui vous permettra de procéder à la convocation des participant∙e∙s.

Le menu déroulant permet de choisir une session. On doit alors cocher la case à gauche de leur identité, puis cliquer sur « Convoquer les participants sélectionnés ». La case du bandeau rouge (encadrée ci-dessous, à gauche) permet de les convoquer en masse.

L’affilié∙e reçoit alors un e-mail l’invitant à télécharger sa convocation. Une fois l’action effectuée, cela modifie l’information dans la colonne « TELECHARGÉ ».
Via le bouton « ACTIONS », il est possible de renvoyer la convocation par mail, ou de la télécharger.

Il est également possible de noter les présences en cochant la case dédiée, puis d’indiquer si l’on estime que la personne a validé la session.

• Ajouter des documents

Il est possible d’ajouter des documents complémentaires, qui apparaitront à la suite de la convocation lors de son téléchargement. Il peut s'agir d'une liste de matériel à apporter, les conditions d’hébergement, un programme plus détaillé, etc.

L’ajout de documents se fait depuis l’onglet dédié :

Dans un premier temps, vous devez ajouter le document en cliquant sur le bouton « Ajouter » . Ensuite, dans le second tableau, vous devez cliquer sur « + Ajouter une annexe ». Vous pourrez alors définir la session concernée et son intitulé.

• Gérer les épreuves

L'onglet « EPREUVES » apparaît dès que des participant∙e∙s sont renseigné∙e∙s, et que la validation du diplôme en dépend. En cliquant dessus, apparaît la liste des personnes y participant : vous pouvez alors fixer la date de l'épreuve, et indiquer si le diplôme est validé en cliquant sur « Actions ».

Seule l’impression des diplômes fédéraux est possible : les diplômes d’état seront transmis par le Ministère en charge des Sports.