Lancer une demande de Licence

Toute personne ayant une activité (bénévole, sportive ou administrative) au sein d'une structure rattachée à la Fédération Française de Rugby doit obtenir une licence auprès de la FFR ou un Pass'Volontaire (réservé à certaines fonctions, voir ici).

Ainsi, nul ne peut jouer, arbitrer, entraîner, soigner, diriger ou avoir une fonction officielle sans l'un de ces documents.

Toute personne souhaitant être licenciée doit en faire la demande auprès du club choisi avant le 1er juin de la saison en cours. Le gestionnaire des affiliations (droit G_AFF) de la structure devra formaliser cette demande via Oval-e, qui sera ensuite analysée par les personnes compétentes au sein du club, de la Ligue Régionale ou de la FFR.

Pour les joueurs et entraîneurs sous contrat, consulter l'article dédié.

1. Initialiser la demande

Sur la fiche de la structure, depuis l'onglet "AFFILIES", cliquer sur le bouton "ACTIONS" puis "Affiliation"

Une nouvelle fenêtre apparaît, comportant un formulaire et un champ de recherche :

• Si la personne a déjà été licenciée, utiliser le champ de recherche. Vous pouvez renseigner son numéro d'affiliation ou ses "nom,prénom" (sans espace). Un menu déroulant propose la liste des homonymes, et vous pouvez sélectionner le bon profil. Une photo d'identité vous permet de choisir le bon profil, et d'éviter de créer des doublons.

Dans le cas où la personne n'a jamais été licencié, ou que sa dernière licence est antérieur à la saison 2004-2005 vous devez renseigner le formulaire

Il s'agit ensuite de sélectionner les "familles" de qualités demandées : Joueur, Officiel, Dirigeant et Technicien .

Dans le cas où il s'agit d'un complément en cours de saison, ne pas redemander les qualités déjà obtenues! Cela interfère sur certains processus, notamment les autorisations à pratiquer au sein de deux structures, et la délégation de qualités.

2. Transmission au demandeur

La demande peut alors être transférée à l'affilié, en cliquant sur le bouton dédié :

La personne va alors recevoir un email, comportant un lien vers le formulaire ainsi que ses codes d'accès : numéro de Licence et mot de passe.
Le lien est également présent sur la page d'accueil du licencié

Une fois la demande transmise, le club doit préciser les qualités de Joueur, d'Arbitre et de Technicien demandées :

3. Complétion du formulaire

Un certain nombre de champs sont obligatoire. Cela est indiqué par un astérisque.

L'étape 3 est cruciale, car elle permet de générer le certificat médical et détermine la possibilité de transmettre la demande pour validation.
Les quatre champs ci-dessous doivent impérativement être renseignés par le licencié :

Une fois cette étape renseignée, il n'est plus possible de revenir sur les qualités demandées, les champs sont grisés.

Les affiliés peuvent enregistrer leur saisie, via le bouton "SAUVEGARDER LE BROUILLON" . Une fois toutes les pièces justificatives insérées, ils pourront cliquer sur "ENREGISTRER LE DOSSIER COMPLET"

4. Transmission à l'organisme de validation

Depuis le tableau de bord des demandes d'affiliations, cliquez sur le bouton action de la demande souhaitez et faire VOIR LE FORMULAIRE

Le club doit alors s'assurer que les bonnes pièces ont été enregistrées, et qu'elles sont conformes aux exigences des Règlements Généraux de la Fédération Française de Rugby.
Il peut ensuite transmettre la demande en cliquant sur "SOUMETTRE LA DEMANDE"

Ensuite, en fonction du profil de la personne et les qualités demandées, c'est la Ligue Régionale ou les services de la Fédération Française de Rugby et la Ligue Nationale de Rugby qui étudie la demande pour validation.

 4. Astuces

Si le licencié n'a pas reçu la demande, vous pouvez la renvoyer directement depuis le tableau de bord des demandes de licence.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Actions" de la demande correspondante, puis "Relance par mail"