MAXHUBS CNR, NOTICE D'UTILISATION

Prérequis : Disposer d'une connexion WiFi depuis son Laptop et utiliser Microsoft Teams comme hub de collaboration et d’échanges. Cet outil est présent dans la suite Microsoft Office 365.

Cette notice a pour objectif de vous prodiguer une aide à l’utilisation des MAXHUBS actuellement en exploitation au sein du CNR lorsque vous utilisez des réunions collaboratives Teams.

Pour illustrer ce tutoriel, nous utiliserons tout au long de celui-ci comme socle une réunion Teams spécifique, précisément intitulée « TUTORIEL UTILISATION MAXHUB ».

Schéma#1 : Planification d’une réunion Team

Schéma#2 : Dans le Schedule Outlook de la réunion Teams que vous souhaitez émuler sur le MAXHUB, repérez le lien de la réunion (repris ci-dessous en surbrillance jaune)

Schéma#3 : Copiez le lien hypertexte de la réunion dans le presse-papier de Windows

Schéma#3 (suite…)

Schémas#4 & 5 : Démarrez maintenant votre réunion Teams depuis le lien paramétré dans Outlook (comme vous le faites habituellement…)

En parallèle, ouvrez votre Navigateur Internet
Saisissez dans la barre URL l’adresse suivante : https://c.maxhub.com/connect 

Schéma#6 : Le Portail ci-dessous intitulé MAXHUB Meeting s’affiche à l’écran

Saisie du code de connexion du MAXHUB

Entrez le code de connexion de votre MAXHUB (que vous avez préalablement noté au tout début du tutoriel) directement dans le champ dédié du portail MAXHUB Meeting

Ce code apparaît également sur l’écran de votre MAXHUB en haut à gauche, comme suit : WTPQNR

Remarque : A ce stade, il importe peu que le code affiché ne soit pas identique à celui du début. En effet, si le MAXHUB s’est mis en veille entre temps et/ou si quelques minutes d’inactivité se sont écoulées depuis le début de la configuration, le code est réinitialisé automatiquement. Mais rien de préoccupant, saisissez toujours le code affiché en haut à gauche sur le MAXHUB).

Schéma#7 : Saisie du code de connexion du MAXHUB

Schéma#8 : Saisissez sur l’écran de MAXHUB Meeting le code affiché (WL5WWN à présent)

Schéma#9 : Cliquez maintenant sur l’icône Meeting URL 

Schéma#10 : Saisie de l’adresse URL de la réunion dans « Meeting URL ». Il s’agit du lien Hypertexte de la réunion que vous aviez copié dans le presse-papier de Windows au préalable

Schéma#11 : Saisie de l’adresse URL de la réunion dans « Meeting URL ». Il s’agit du lien Hypertexte de la réunion que vous aviez copié dans le presse-papier de Windows au préalable (suite)

Votre MAXHUB vient de se connecter à votre réunion Teams.

Par cette action, votre MAXHUB vient d’être émulé automatiquement avec votre réunion Teams.

Vous devez toutefois finaliser cette connexion.

Pour cela, intervenez à présent directement sur le MAXHUB en cliquant sur « Rejoindre maintenant » (comme vous le feriez naturellement sur votre ordinateur pour rejoindre une réunion Teams…)

Schéma#12 : Cliquer sur « Rejoindre l’invitation » sur le MAXHUB

Schéma#13 : Validez la connexion du MAXHUB en « acceptant » ce-dernier dans la réunion Teams sur votre Laptop (local)

Schéma#14 : Votre MAXHUB est à présent connecté et opérationnel